Ofte stilte spørsmål

Det er administratorbrukere hos dere som har tilgang til å administrere andre brukere, samt legge til eller fjerne tilganger.
Dette gjøres via menyen til venstre, under "Innstillinger", hvor dere kan legge til eller arkiverer brukere.

Hvis dere er usikre på hvem som har administratorrettigheter, kan dere ta kontakt med oss.

Når dere innhenter KYC-skjema i forbindelse med oppdrag dere har opprettet, vil personen som signerer skjemaet også legitimere seg i samme prosess. Etter legitimasjonskontroll gjennomføres PEP- og sanksjonsoppslag basert på identiteten som bekreftes via BankID-autentisering.

Innholdet i skjemaet kan variere avhengig av hvilket skjema som sendes ut. Kunden vil da besvare ulike spørsmål, tilpasset deres interne rutiner og behov.

Dersom dere har behov for en legitimasjonssjekk på en person uten KYC-skjema, velger dere å bruke utføre legitimering.

Dette er opplysninger som hentes fra Folkeregisteret. Dere må selv søke om tilgang til denne dataen hos Skatteetaten og deretter delegere denne til Stø AS.

Denne prosessen gjøres i to steg:

1. Søknad om tilgang til folkeregisteret via Altinn.no.
2. Deleger tilgang til Stø AS.

Dersom dere tidligere har hatt tilgang til Folkeregisteret i deres Kundesjekk-portal, vil tilgangen føres automatisk over til KYC Flow, og det er ikke nødvendig å gjøre en ny delegering.

Følg denne veiledningen for søknad og delegering av tilgang til Folkeregisterdata.

Se vår guide

Med oppslag av en juridisk person , en bedrift, vil dere få en PDF-rapport som inkluderer informasjon om roller, reelle rettighetshaver, sanksjoner på selskapet, eierstruktur, signaturrett med mer. Etter fullført oppslag kan man sende KYC-skjema, og be kunden bekrefte og eventuelt korrigere opplysningene.

En fordel i KYC Flow er at KYC-skjema kan forhåndsutfylles før det sendes til kunden basert på data fra Stø sine kilder. På denne måten blir det mindre arbeid og friksjon for kunden som skal signere og fullføre KYC-skjemaet.

I tillegg til informasjonen som finnes gjennom offentlige kilder, kan du be virksomheten om å fylle ut et KYC-skjema. Dette skjemaet inneholder spørsmål om virksomheten, for eksempel om eierforhold, compliance, og andre viktige juridiske og finansielle opplysninger som kanskje ikke er tilgjengelige i offentlige databaser.

KYC-skjema kan sendes etter oppslaget er utført. Kunden vil motta e-post og SMS med link til webskjemaet. Du kan se status på fremdriften i portalen, og du vil bli varslet når skjemaet er signert.

Ja, det er mulig å sende skjemaet på nytt, på følgende måte:

1. Gå in på oppdraget det gjelder
2. Klikk på fanen Utsendelser
   
   I oversikten over utsendelsene vil du se status på hver utsendelse og i kolonnen “handling”,er det en egen meny (tre brikker). Du vil da ha en alternativ “handliger”
3. Klikk på de tre prikkerne og velg “åpne skjema”
   
   Du vil da komme inn på kundens skjema og kan kopiere linken
   
   Deretter kan du sende denne til kunden.

Ja, det er fult mulig! Gå til oppdraget det gjelder, og velg "Utsendelser" i prosesslinjen. Under Handling kan man avbryte utsendelsen/stoppe purringer ved å trykke på de tre prikkene.

Du kan ikke endre mobiltelefonnummer eller e-postadresse etter at KYC-skjema er sendt ut. Du må da velge å avbryte utsendelsen (gå til Utsendelse, og trykk på de tre prikkene under Handlinger). Deretter kan du sende ut et nytt KYC-skjema, ved å velge "Innhent KYC-skjema" og videre vil du få mulighet til å oppdatere kontaktinformasjonen til kunden.

KYC-skjema som sendes til bedrifter sendes kun til én mottaker. Mottakeren kan velge å bekrefte eller signere med sin BankID (eller annen nordisk e-signering) på vegne av bedriften. Mottakeren gjennomgår skjemaet, sjekker at all informasjon er korrekt, korrigerer eventuelle feil i skjemaet, og bekrefter/signerer. De kan eventuelt videresende skjemaet (lenken) til de personene i bedriften som skal fylle ut selv. Man kan velge å lagre all informasjonen som legges i skjemaet og fortsette senere. Deretter kan den opprinnelige mottakerene gjennomgå informasjonen, og signere.

For identifisering av de enkelte rollehaverne gjøres det en legitimering på de personene knyttet til bedriften.

Dersom sluttkunden ikke er digital, kan du velge analog signering, før du sender ut KYC-skjema.

• KYC‑skjemaet skal sikre innhenting, bekreftelse og vurdering av obligatorisk kundeinformasjon i tråd med hvitvaskingsloven.
• Innholdet må baseres på virksomhetens egen risikovurdering og interne hvitvaskingsrutiner.
  
• Skjemaet må dekke: identitetsopplysninger, PEP‑avklaringer, reelle rettighetshavere, formål/tilsiktet bruk, og — for bedrifter — eierskaps‑ og kontrollstruktur.
• Kunden skal alltid bekrefte eller korrigere informasjon (selv der Flow henter offentlige data).
• Lag tydelige hjelpetekster/definisjoner slik at kunden forstår spørsmålene (f.eks. PEP, reelle rettighetshavere).
• KYC‑skjemaet må tilpasses virksomhetens produkter, tjenester og risikoprofil — ingen universell mal finnes.
  Dersom relevant: innhent informasjon om konsernstruktur, eierskap og dokumentasjon (eks. eierkart).
  
• Maler kan brukes som utgangspunkt, men må alltid tilpasses interne krav og faktisk risiko.
  
  Vis du har videre spørsmål kan du ta kontakt med vår support

Ved å benytte denne tjenesten vil du motta et varsel dersom en person endrer PEP/sanksjonsstatus. Dette verktøyet er ment som en hjelp til å oppfylle forpliktelsen i loven om å hele tiden ha kontroll på kunders risikostatus. Dette tilsvarer tilleggstjenesten Monitorering som mange kjenner igjen fra vår gamle Kundesjekk løsning.

Nei, det kreves ikke ID-kontroll for at personer legges til kontinuerlig overvåkning.

1. Gå in på oppdraget du ønsker å legge til en eller flere personer til kontinuerlig overvåking

2. Klikk på fanen “Roller” i prosesslinjen

3. Velg "Legg til person", og fyll ut nødvendige opplysninger om vedkommende du ønsker å legge til i oppdraget.

4. Når vedkommende er lagt til i oppdraget vil det kommet opp i listen over roller. Kryss av for "Overvåking".

Eierkartet i KYC Flow er et verktøy som visualiserer eierskap og kontroll i selskapsstrukturer i form av et diagram. Dette gir en oversikt over hvem som eier et selskap, samt eventuelle underliggende selskaper og tilknyttede personer.

Eierkartet hjelper deg med å se sammenhenger mellom forskjellige eiere, selskaper og andre aktører som kan være involvert i en selskapsstruktur.

Eierkartet er blant annet basert på aksjonærregisteret, som oppdateres en gang i året. Opplysningene fra Opplysningene gjøres tilgjengelig for innsyn i mai måned etter siste inntektsår gjøres tilgjengelig for innsyn i mai måned etter siste inntektsår

Det er derfor viktig å verifisere informasjonen du finner i eierkartet med kunden direkte eller via et KYC-skjema.

Viser direkte eierskap: Eierkartet gir en visuell framstilling av hvem som eier selskapet, og i hvilken grad. Det kan vise aksjonærer og deres prosentandel av eierskapet.

Avdekker indirekte eierskap: I mer komplekse strukturer kan eierkartet også vise indirekte eierskap, der et selskap eies av et annet selskap, som igjen eies av en person eller annen virksomhet.

Identifiserer reelle rettighetshavere: Det hjelper med å identifisere de reelle rettighetshaverne (beneficial owners), som er personer eller selskaper som har kontroll eller innflytelse over virksomheten, selv om de ikke nødvendigvis står som direkte eiere.

Avslører komplekse selskapsstrukturer: Hvis et selskap har en komplisert eierskapsstruktur med flere nivåer av eiere, holdingselskaper eller investeringsselskaper, kan eierkartet vise denne strukturen på en tydelig og forståelig måte.

Støtte til due diligence: Eierkartet er et nyttig verktøy i forbindelse med due diligence, der man må forstå hvem som står bak et selskap, for å overholde krav til anti-hvitvasking (AML) og kjenne din kunde (KYC)-reguleringer.

Følg denne veiledningen for søknad og delegering av tilgang til Folkeregisterdata.

Se vår guide

KYC Flow er et støtteverktøy som effektiviserer og forenkler prosessen knyttet til kundetiltak og løpende oppfølging.

Dere må imidlertid ha egne rutiner for bruk av verktøyet, og kjenne til hvilke eventuelle begrensninger systemet har. Det er også viktig å huske på at KYC Flow kun gir data som grunnlag for selskapets egne vurderinger.

Videre må selskapet selv påse at øvre rutiner, dokumenter og prosesser for etterlevelse av hvitvaskingsregelverket (f.eks. den virksomhets innrettede risikovurderingen og opplæring) som ikke leveres gjennom KYC-tjenesten, er på plass.

Dersom du og din virksomhet har behov for kurs og opplæring innen AML, kan du finne mer informasjon om dette her.

Du kan kontakte KYC support ved å følge lenken under.